Capítulo 4 — Planilhas e seus riscos
Mapa da aula
Aula 04 publicada. Mapa, exemplo, EX010.
flowchart TD
N0["4.1 Planilhas por toda parte"]
N1["4.3 Controles simples"]
N2["4.4 Quando seguir adiante"]
N0 --> N1 --> N2
N2 --> EX["Exemplo resolvido"]
EX --> Q["Exercício EX010"]
Desenho lógico
flowchart LR
N0["4.1 Planilhas por toda parte"]
N1["4.3 Controles simples"]
N2["4.4 Quando seguir adiante"]
N0 --> N1 --> N2 --> Q["EX010"]
[4.1 Planilhas por toda parte]
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v
[4.3 Controles simples]
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v
[4.4 Quando seguir adiante]
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v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX010]
Objetivos de aprendizagem
Você vai (1) reconhecer os erros comuns em planilhas; (2) aplicar controles simples a planilhas; (3) decidir quando os dados devem sair das planilhas.
4.1 Planilhas por toda parte
A Harbourline executa muitos processos em planilhas: escalas das lojas, planos de promoções, listas de preços de fornecedores e o resumo semanal de vendas para o conselho. Planilhas são flexíveis e familiares, o que explica sua popularidade. Amara examina o resumo semanal e descobre que ele é montado copiando números de três relatórios, com fórmulas ligando doze abas. Uma única pessoa o mantém. Ela observa que a flexibilidade também facilita os erros, e que processos críticos que dependem da planilha de uma só pessoa criam riscos que a organização pode não enxergar. A responsável costuma estar de férias.
4.2 Erros comuns
Amara revisa a pesquisa sobre erros em planilhas e procura no resumo os problemas típicos. Ela encontra um intervalo de fórmula que termina uma linha antes do fim, de modo que a loja mais nova fica fora dos totais. Ela encontra números guardados como texto, que as somas ignoram, e um valor digitado por cima de uma fórmula. Nada disso era visível nos totais finais. Ela explica que os erros em planilhas são comuns em parte porque os resultados parecem arrumados, o que desestimula a verificação. As vendas da loja mais nova estavam fora dos totais do conselho havia três semanas antes da revisão.
4.3 Controles simples
Amara propõe controles: uma célula de verificação que compara o total do resumo com o total do relatório de origem, células de fórmula protegidas, histórico de versões em uma unidade compartilhada e uma aba de descrição que explica as fontes e as etapas. Ela sugere também que uma segunda pessoa revise o resumo todo mês. Esses controles custam pouco e capturam os erros que ela encontrou. O Dr. Lindqvist observa que controles proporcionais funcionam melhor com planilhas do que proibi-las, o que raramente dá certo na prática. A responsável concorda com os quatro controles, e a segunda revisora é nomeada na aba de descrição.
4.4 Quando seguir adiante
Alguns processos ficam grandes demais para planilhas. Amara sugere critérios: muitos usuários editando ao mesmo tempo, dados que alimentam outros sistemas, relatórios regulatórios ou volumes grandes demais para revisão manual. O resumo do conselho atende a dois critérios, então ela recomenda construí-lo na ferramenta de relatórios, com ligação direta aos dados de origem, eliminando as etapas de cópia. O plano de promoções continua em planilha, com controles. Ela aprende que as decisões de governança sobre ferramentas devem seguir o risco e o uso, e não a moda. Dois meses depois, o conselho recebe seu primeiro resumo gerado pela ferramenta de relatórios, sem etapas de cópia.
Exemplo resolvido
Amara encontra no resumo do conselho um intervalo de fórmula incompleto, números guardados como texto e uma fórmula sobrescrita, propõe totais de verificação, proteção e revisão e recomenda levar o resumo para a ferramenta de relatórios.
Caso sintético. As planilhas são sintéticas.
Erros e limites
Totais arrumados não provam que as fórmulas estão corretas; concilie com as fontes.
Exercícios
- EX010 — Loja ausente. Por que a loja mais nova ficou de fora? Rubrica: 3 = um intervalo de fórmula terminava uma linha antes;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
- EX011 — Célula de verificação. O que a célula de verificação compara? Rubrica: 3 = o total do resumo com o total do relatório de origem;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
- EX012 — Processo transferido. Que processo sai das planilhas? Rubrica: 3 = o resumo de vendas do conselho;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.
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