Capítulo 25 — Ciclo de vida e documentos

Mapa da aula

Aula 25 publicada. Mapa, exemplo, EX073.

flowchart TD
  N0["25.1 O ciclo de vida"]
  N1["25.2 Gestão de documentos"]
  N2["25.3 Necessidades de retenção"]
  N3["25.4 A eliminação na prática"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3
  N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX073"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["25.1 O ciclo de vida"]
  N1["25.2 Gestão de documentos"]
  N2["25.3 Necessidades de retenção"]
  N3["25.4 A eliminação na prática"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX073"]

[25.1 O ciclo de vida]
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    v
[25.2 Gestão de documentos]
    |
    v
[25.3 Necessidades de retenção]
    |
    v
[25.4 A eliminação na prática]
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    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX073]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) descrever o ciclo de vida dos dados; (2) relacionar a gestão de documentos à governança; (3) definir as necessidades de retenção.

25.1 O ciclo de vida

Amara descreve o ciclo de vida dos dados de fidelidade: coleta na adesão, armazenamento, uso para pontos e ofertas, compartilhamento com prestadores de serviço, arquivamento e eliminação. Em cada etapa, a governança pergunta quem é responsável, que regras se aplicam e o que pode dar errado. Ela descobre que a Harbourline gerencia com cuidado a coleta e o uso, mas dá pouca atenção ao arquivamento e à eliminação, de modo que os dados se acumulam indefinidamente mesmo quando ninguém mais os usa. Amara marca cada etapa do diagrama com o dono responsável e as regras aplicáveis.

25.2 Gestão de documentos

A gestão de documentos trata das informações mantidas como prova das atividades do negócio, como notas fiscais, contratos e fichas de funcionários. Amara aprende que os documentos têm prazos legais de guarda e precisam continuar confiáveis durante todo esse tempo. Ela observa que a governança e a gestão de documentos compartilham objetivos, como saber o que se guarda e guardá-lo apenas pelo tempo necessário, e sugere que o responsável pela gestão de documentos da Harbourline entre no grupo de governança, para que as duas disciplinas trabalhem juntas. Ele entra no grupo na reunião seguinte e acolhe a ligação.

25.3 Necessidades de retenção

Amara monta uma tabela de temporalidade preliminar. Os registros de transações financeiras são guardados pelo prazo exigido pela legislação tributária. Os dados de membros do programa de fidelidade são guardados enquanto a adesão está ativa e por três anos depois da última atividade, para tratar dúvidas e membros que retornam, e então eliminados. Depois desse prazo, a análise de marketing usa dados agregados. Cada entrada tem uma justificativa, um dono e um evento que dá início à contagem do prazo. Ela pede aos donos que confirmem as entradas antes de o grupo aprovar a tabela. Todos os donos confirmam suas entradas em um mês.

25.4 A eliminação na prática

Eliminar é mais difícil do que parece. Os dados existem em cópias de segurança, extrações e relatórios. Amara recomenda que as rotinas de eliminação rodem todo mês nos sistemas em produção, que as cópias de segurança expirem em um ciclo definido e que as extrações sigam as mesmas regras. Ela sugere também registrar as eliminações como evidência. O Dr. Lindqvist observa que o princípio de limitação da conservação do GDPR exige esse tipo de abordagem prática, porque uma política que diz que os dados serão eliminados significa pouco sem processos de eliminação que funcionem; a LGPD trata do término do tratamento e da eliminação nos arts. 15 e 16. Amara escreve esses passos no procedimento de eliminação da curadora dos dados de fidelidade.

Exemplo resolvido

Amara mapeia o ciclo de vida da fidelidade e encontra fragilidades no arquivamento e na eliminação, liga a gestão de documentos à governança, esboça uma tabela de temporalidade com três anos após a última atividade para os dados de fidelidade e projeta uma eliminação que funcione na prática.

Caso sintético. A tabela é sintética; o GDPR e a LGPD são reais.

Erros e limites

Tabelas de temporalidade sem rotinas de eliminação são apenas promessas.

Exercícios

• EX073 — Etapas negligenciadas. Que etapas do ciclo de vida eram negligenciadas?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o arquivamento e a eliminação;; 2 = ambas;; 1 = uma;; 0 = nenhuma.
• EX074 — Retenção da fidelidade. Por quanto tempo os dados de fidelidade são guardados depois da última atividade?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = três anos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX075 — Onde eliminar. Além dos sistemas em produção, aonde a eliminação precisa chegar?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = às cópias de segurança e às extrações;; 2 = ambas;; 1 = uma;; 0 = nenhuma.