Capítulo 3 — Higiene de planilhas e arquivos
Mapa da aula
Aula 03 publicada. Mapa, exemplo, EX007.
flowchart TD
N0["3.1 Unidades compartilhadas"]
N1["3.2 Convenções de nomes"]
N2["3.3 Riscos das planilhas"]
N3["3.4 Dados pessoais em arquivos"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3
N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
EX --> Q["Exercício EX007"]
Desenho lógico
flowchart LR
N0["3.1 Unidades compartilhadas"]
N1["3.2 Convenções de nomes"]
N2["3.3 Riscos das planilhas"]
N3["3.4 Dados pessoais em arquivos"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX007"]
[3.1 Unidades compartilhadas]
|
v
[3.2 Convenções de nomes]
|
v
[3.3 Riscos das planilhas]
|
v
[3.4 Dados pessoais em arquivos]
|
v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX007]
Objetivos de aprendizagem
Você vai (1) organizar arquivos compartilhados; (2) aplicar convenções de nomes e de versões; (3) reduzir riscos em processos baseados em planilhas.
3.1 Unidades compartilhadas
A unidade compartilhada da Calder Valley contém milhares de arquivos com nomes como final, final2 e use este. Ravi examina uma pasta e encontra quatro versões da lista de preços das prestadoras, sem nenhum modo de saber qual é a vigente. Ele propõe uma estrutura com pastas por função, uma convenção de nomes que inclui data e versão e uma pasta de arquivo para as versões antigas. Os donos de cada pasta de primeiro nível aprovam a estrutura e se comprometem a mantê-la organizada. A pasta de arquivo mantém as versões antigas disponíveis sem confundir quem usa as atuais.
3.2 Convenções de nomes
A convenção de Ravi usa a data na ordem ano-mês-dia, um assunto curto e um número de versão, como 2026-02-14 precos prestadoras v3. Datas nessa ordem ficam corretamente ordenadas. Ele explica que convenções só funcionam se todos as seguem, por isso escreve um guia de uma página com exemplos e pede aos líderes de equipe que lembrem as pessoas. Depois de um mês, ele confere uma amostra de arquivos novos e vê que a maioria segue a convenção. Os poucos que não seguem são renomeados pelos donos após um lembrete gentil dos líderes, e a amostra é repetida um mês depois.
3.3 Riscos das planilhas
A planilha de desempenho dos reparos copia dados de uma exportação do sistema habitacional, aplica fórmulas e produz números para os gestores. Ravi encontra uma fórmula que se refere a um intervalo fixo de linhas e deixa de fora as linhas novas, além de uma célula de ajuste manual sem nenhuma anotação. Ele acrescenta uma verificação que compara a contagem de linhas com a exportação, protege as células de fórmula e cria uma coluna de notas que explica os ajustes manuais. Também registra quem prepara a planilha a cada mês. Quem a prepara agora assina uma pequena lista de verificação confirmando que a contagem de linhas bateu antes de enviar os números.
3.4 Dados pessoais em arquivos
Ravi procura na unidade compartilhada arquivos com nomes e telefones de inquilinos. Encontra várias listas antigas de ligações em pastas acessíveis a todos os funcionários. Ele as informa à Sra. Okonjo, que pede aos donos que revisem e eliminem os arquivos desnecessários e movam os demais para pastas restritas. A Sra. Moreau explica que arquivos sem gestão são uma fonte comum de vazamentos e de retenção excessiva, e que os tecnólogos conseguem encontrá-los com buscas simples; no Brasil, guardar dados além do necessário contraria o princípio da necessidade da LGPD (art. 6º, III). A busca é repetida a cada trimestre, e o número de arquivos expostos cai de forma constante.
Exemplo resolvido
Ravi reorganiza uma pasta compartilhada com quatro versões da lista de preços, escreve um guia de nomes com datas, acrescenta a uma planilha verificações de contagem de linhas e encontra listas antigas de ligações de inquilinos em pastas abertas.
Caso sintético. Os arquivos são sintéticos.
Erros e limites
Convenções sem orientação e sem verificação são ignoradas.
Exercícios
- EX007 — Versões da lista de preços. Quantas versões da lista de preços Ravi encontrou? Rubrica: 3 = quatro;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
- EX008 — Ordem das datas. Por que usar datas no formato ano-mês-dia? Rubrica: 3 = elas ficam corretamente ordenadas;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
- EX009 — Listas de ligações. O que Ravi encontrou em pastas abertas? Rubrica: 3 = listas antigas de ligações com nomes e telefones de inquilinos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
Continue estudando — aula 03 (capítulo 03 de 30)
← Capítulo 02 · Índice das aulas · Capítulo 04 →
Continue para a próxima aula já escrita.