Capítulo 19 — Retenção e descarte
Mapa da aula
Aula 19 publicada. Mapa, exemplo, EX055.
flowchart TD
N0["19.1 A tabela"]
N1["19.2 Automatizando o descarte"]
N2["19.3 Evidências"]
N3["19.4 Backups e cópias"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3
N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
EX --> Q["Exercício EX055"]
Desenho lógico
flowchart LR
N0["19.1 A tabela"]
N1["19.2 Automatizando o descarte"]
N2["19.3 Evidências"]
N3["19.4 Backups e cópias"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX055"]
[19.1 A tabela]
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v
[19.2 Automatizando o descarte]
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v
[19.3 Evidências]
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v
[19.4 Backups e cópias]
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v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX055]
Objetivos de aprendizagem
Você vai (1) aplicar tecnicamente uma tabela de temporalidade; (2) automatizar o descarte; (3) registrar o descarte como evidência.
19.1 A tabela
A tabela de temporalidade da Calder Valley determina que os registros de ordens de reparo sejam mantidos por seis anos após a conclusão, os registros de inquilinos por seis anos após o fim da locação e as gravações de chamadas por seis meses. Ravi traduz cada regra em uma consulta que encontra os registros com prazo vencido. Ele confere as regras com a responsável pelos registros, que confirma as exceções, como os registros envolvidos em ações judiciais, que devem ser mantidos até o fim do processo. Ravi acrescenta à tabela de ordens um indicador de retenção judicial, para excluir esses registros automaticamente do descarte.
19.2 Automatizando o descarte
Ravi escreve um script mensal que lista os registros a descartar, exclui os marcados com retenção judicial e gera um relatório para aprovação do dono. Depois da aprovação, o script exclui ou anonimiza os registros, conforme a tabela. Nas ordens de reparo, o imóvel e o tipo de serviço são mantidos para análises de longo prazo, mas as ligações com os inquilinos são removidas. Ele testa o script primeiro em dados sintéticos e o executa com o registro em log ativado. A primeira execução remove as ligações com inquilinos de milhares de ordens sintéticas antigas, sem nenhum erro registrado.
19.3 Evidências
Cada execução do descarte gera um registro: data, regra aplicada, número de registros, aprovação e eventuais erros. Ravi os guarda em um log de descarte. Quando o regulador pergunta como a Calder Valley garante que não guarda dados por mais tempo do que o necessário, a Sra. Okonjo mostra a tabela, o script, as aprovações e o log. Ravi observa que a evidência do descarte é tão importante quanto o próprio descarte para demonstrar conformidade; na LGPD, o término do tratamento e a eliminação estão nos arts. 15 e 16. O avaliador aceita as evidências e aponta a prática de descarte como um ponto forte.
19.4 Backups e cópias
O descarte nos sistemas em produção não remove os dados dos backups nem das extrações. Ravi confirma com a TI que os backups expiram após noventa dias, de modo que os registros descartados somem dos backups nesse prazo. Ele também procura na unidade compartilhada extrações mais antigas do que a tabela permite e pede aos donos que as eliminem. A Sra. Moreau explica que a retenção precisa cobrir todas as cópias, e que as extrações são as mais difíceis de controlar, porque são criadas informalmente. Os donos eliminam a maior parte das extrações antigas, e as restantes recebem datas de eliminação.
Exemplo resolvido
Ravi transforma as regras de retenção em consultas com exceções por retenção judicial, automatiza o descarte mensal aprovado que mantém o imóvel e o tipo de serviço mas remove as ligações com os inquilinos, registra o descarte como evidência e confere backups e extrações.
Caso sintético. A tabela de temporalidade é sintética.
Erros e limites
Um descarte limitado aos sistemas em produção deixa dados em extrações e backups.
Exercícios
- EX055 — Retenção das gravações. Por quanto tempo as gravações de chamadas são mantidas? Rubrica: 3 = seis meses;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
- EX056 — Campos mantidos. O que é mantido após o descarte das ordens de reparo? Rubrica: 3 = o imóvel e o tipo de serviço;; 2 = ambos;; 1 = um;; 0 = nenhuma.
- EX057 — Expiração dos backups. Quando os backups expiram? Rubrica: 3 = após noventa dias;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
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