Capítulo 4 — Planilhas feitas com segurança

Mapa da aula

Aula 04 publicada. Mapa, exemplo, EX013.

flowchart TD
  N0["4.1 Uma planilha bagunçada"]
  N1["4.2 Organizando"]
  N2["4.3 Verificações"]
  N3["4.4 Versões"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3
  N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX013"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["4.1 Uma planilha bagunçada"]
  N1["4.2 Organizando"]
  N2["4.3 Verificações"]
  N3["4.4 Versões"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX013"]

[4.1 Uma planilha bagunçada]
    |
    v
[4.2 Organizando]
    |
    v
[4.3 Verificações]
    |
    v
[4.4 Versões]
    |
    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX013]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) organizar planilhas com clareza; (2) proteger fórmulas e acrescentar verificações; (3) manter as versões sob controle.

4.1 Uma planilha bagunçada

O relatório mensal de passageiros da Linkway é montado em uma planilha. Marta a abre e encontra dados colados do sistema de contagem, fórmulas misturadas com números digitados, cores sem explicação e três abas ocultas. Ela não consegue saber quais números são calculados e quais foram digitados. O Sr. Osei explica que planilhas assim são comuns e arriscadas, porque ninguém consegue conferi-las com facilidade e um único erro pode mudar todos os totais. Quem a montou já saiu da empresa, e a pessoa que a prepara hoje copia os passos sem saber por que alguns deles existem.

4.2 Organizando

Marta reorganiza uma cópia: uma aba para os dados brutos colados sem alteração, uma para os cálculos, uma para o relatório e uma explicando as fontes e os passos. As células calculadas recebem um sombreado padronizado, com legenda. Os ajustes digitados ficam em uma coluna separada, com o motivo. Ela remove as abas ocultas depois de confirmar com o dono do relatório que não são necessárias. O novo leiaute permite a qualquer pessoa ver de onde vem cada número. O dono do relatório revisa a cópia e concorda em usar o novo leiaute a partir do mês seguinte.

4.3 Verificações

Marta acrescenta células de verificação: o total de passageiros no relatório deve ser igual ao total dos dados brutos, e o número de viagens deve bater com a tabela de horários do mês. Se uma verificação falha, a célula fica vermelha. Ela também protege as células de fórmula, para que não sejam sobrescritas por engano. O Sr. Osei observa que verificações simples pegam a maior parte dos erros de planilha e que a proteção evita o erro mais comum, que é digitar por cima de uma fórmula. As verificações do primeiro mês passam, o que dá ao dono confiança no novo leiaute.

4.4 Versões

O relatório antigo era salvo como relatorio passageiros final, final2 e final mais recente. Marta cria uma convenção de nomes com o ano e o mês, salva o relatório de cada mês em uma pasta datada e mantém o modelo separado. Ela escreve a convenção na aba de explicação. Observa que versões claras permitem enviar à autoridade exatamente a versão aprovada e encontrar as versões anteriores se surgirem dúvidas. O dono do relatório adota a convenção e pede às outras equipes que também a usem, o que reduz a confusão entre os arquivos compartilhados da empresa.

Exemplo resolvido

Marta reorganiza um relatório de passageiros bagunçado em abas de dados brutos, cálculos, relatório e explicação, acrescenta células de verificação que ficam vermelhas e proteção de fórmulas e troca os nomes do tipo final-final por versões datadas.

Caso sintético. As planilhas são sintéticas.

Erros e limites

Misturar números digitados com fórmulas esconde as alterações manuais.

Exercícios

• EX013 — Abas ocultas. Quantas abas ocultas Marta encontrou?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = três;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX014 — Coluna de ajustes. Onde ficam os ajustes digitados?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = em uma coluna separada, com o motivo;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX015 — Verificação das viagens. Com o que o número de viagens deve bater?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = com a tabela de horários do mês;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX016 — Benefício das versões. O que versões claras permitem?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = enviar exatamente a versão aprovada;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.