Capítulo 12 — Guardando e eliminando registros

Mapa da aula

Aula 12 publicada. Mapa, exemplo, EX045.

flowchart TD
  N0["12.1 A tabela"]
  N1["12.2 Encontrando registros antigos"]
  N2["12.3 Eliminando com aprovação"]
  N3["12.4 Tornando rotina"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3
  N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX045"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["12.1 A tabela"]
  N1["12.2 Encontrando registros antigos"]
  N2["12.3 Eliminando com aprovação"]
  N3["12.4 Tornando rotina"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX045"]

[12.1 A tabela]
    |
    v
[12.2 Encontrando registros antigos]
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[12.3 Eliminando com aprovação]
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    v
[12.4 Tornando rotina]
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    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX045]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) ler uma tabela de temporalidade; (2) encontrar registros com o prazo de guarda vencido; (3) eliminar registros com segurança e com aprovação.

12.1 A tabela

A tabela de temporalidade da Linkway lista por quanto tempo guardar cada tipo de registro. As reclamações são guardadas por dois anos após o encerramento. As horas dos motoristas são guardadas pelo período exigido pelas leis trabalhistas e de transporte. Os registros de achados e perdidos são guardados por seis meses. As contagens sem dados pessoais são guardadas por dez anos para o planejamento. Marta aprende que guardar dados por tempo demais aumenta o risco, enquanto eliminar cedo demais pode descumprir deveres legais. Ela guarda uma cópia da tabela no caderno, com notas sobre os registros que mais manuseia.

12.2 Encontrando registros antigos

Marta escreve um script que lê a exportação das reclamações e lista as que foram encerradas há mais de dois anos. Ela encontra muitas reclamações antigas ainda guardadas, inclusive com os contatos de passageiros que reclamaram anos atrás. Também confere a planilha de achados e perdidos e encontra registros de três anos atrás. Ela informa os dois casos ao Sr. Hughes com as contagens, mantendo os detalhes dentro do sistema seguro em vez de copiá-los para o relatório. O Sr. Hughes agradece por ela ter deixado os detalhes fora do próprio relatório, que assim não cria novas cópias a eliminar.

12.3 Eliminando com aprovação

O Sr. Hughes, como dono, aprova a eliminação. Marta elimina os contatos das reclamações antigas, mas mantém a categoria, a linha e a data, que ajudam os planejadores a entender os problemas. No caso dos achados e perdidos, ela elimina os registros antigos por completo. Registra a data, o número de registros eliminados e a aprovação do Sr. Hughes em um log de eliminação. O Sr. Osei observa que registrar as eliminações mostra que a tabela é seguida, o que importa se alguém perguntar. O Sr. Hughes confere o registro e o assina, e os planejadores confirmam que os campos mantidos atendem a suas necessidades.

12.4 Tornando rotina

Marta sugere executar a verificação de eliminação todo mês. O Sr. Hughes concorda e a inclui na lista de tarefas mensais, com o script de Marta e um procedimento curto. Ele também pergunta à TI se o sistema de reclamações pode eliminar os contatos antigos automaticamente. Marta aprende que a retenção funciona melhor quando a eliminação é rotineira e automática, e não um grande mutirão de limpeza feito uma vez e depois esquecido. A TI confirma que a eliminação automática é possível, e ela fica prevista para a próxima atualização do sistema, com a verificação mensal de Marta mantida até lá como salvaguarda.

Exemplo resolvido

Marta lê a tabela de temporalidade da Linkway, encontra reclamações e registros de achados e perdidos com o prazo vencido, elimina-os com aprovação mantendo as categorias úteis das reclamações e torna a verificação mensal.

Caso sintético. A tabela de temporalidade é sintética.

Erros e limites

Copiar dados pessoais para relatórios sobre a eliminação cria novas cópias a eliminar.

Exercícios

• EX045 — Prazo das reclamações. Por quanto tempo as reclamações são guardadas após o encerramento?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = dois anos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX046 — Campos mantidos. Que dados das reclamações são mantidos após a eliminação?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = categoria, linha e data;; 2 = todos;; 1 = alguns;; 0 = nenhuma.
• EX047 — Achados e perdidos. Por quanto tempo os registros de achados e perdidos são guardados?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = seis meses;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX048 — Registro da eliminação. O que fica registrado no log de eliminação?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = data, número eliminado e aprovação;; 2 = todos;; 1 = alguns;; 0 = nenhuma.