Capítulo 3 — Qualidade, sistemas e fornecedores

Mapa da aula

Aula 03 publicada. Mapa, exemplo, EX055.

flowchart TD
  N0["3.1 Qualidade em palavras simples"]
  N1["3.2 Onde os dados ficam"]
  N2["3.3 Fornecedores"]
  N3["3.4 Pagamentos e notas fiscais"]
  N4["3.5 Verificações simples"]
  N5["Conceitos — qualidade, lugar e a outra organização"]
  N6["Dados — onde os dados ficam depois do mapa"]
  N7["Fluxo de decisão — um fornecedor ou uma segunda cópi"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> N4 --> N5 --> N6 --> N7
  N7 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX055"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["3.1 Qualidade em palavras simples"]
  N1["3.2 Onde os dados ficam"]
  N2["3.3 Fornecedores"]
  N3["3.4 Pagamentos e notas fiscais"]
  N4["3.5 Verificações simples"]
  N5["Conceitos — qualidade, lugar e a outra organização"]
  N6["Dados — onde os dados ficam depois do mapa"]
  N7["Fluxo de decisão — um fornecedor ou uma segunda cópi"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> N4 --> N5 --> N6 --> N7 --> Q["EX055"]

[3.1 Qualidade em palavras simples]
    |
    v
[3.2 Onde os dados ficam]
    |
    v
[3.3 Fornecedores]
    |
    v
[3.4 Pagamentos e notas fiscais]
    |
    v
[3.5 Verificações simples]
    |
    v
[Conceitos — qualidade, lugar e a outra organização]
    |
    v
[Dados — onde os dados ficam depois do mapa]
    |
    v
[Fluxo de decisão — um fornecedor ou uma segunda cópi]
    |
    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX055]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) conferir a qualidade dos dados em um pequeno negócio; (2) mapear onde os dados ficam guardados; (3) avaliar os fornecedores que lidam com os dados do café.

3.1 Qualidade em palavras simples

A Sra. Fischer explica a qualidade com três perguntas: o dado está completo, é válido e é exato? Na lista do boletim, completo significa que toda linha tem um e-mail, válido significa que cada e-mail parece um endereço real e exato significa que ele pertence à pessoa que se inscreveu. Kwame acrescenta uma quarta pergunta, sobre duplicatas: a mesma pessoa aparece duas vezes? Ele observa que a má qualidade desperdiça esforço e irrita os clientes que recebem duas cópias de cada e-mail. Kwame escreve as quatro perguntas no caderno, para usá-las nas verificações que vai montar mais adiante.

3.2 Onde os dados ficam

Kwame desenha um mapa simples de onde ficam os dados da Copperleaf: a folha de inscrição em papel, o serviço de boletins, o sistema do fornecedor do caixa, o grupo de mensagens da equipe, uma pasta compartilhada para as notas fiscais e a pasta trancada das alergias. Para cada lugar, anota quem pode ver e se está protegido. Ele encontra no notebook do café uma planilha antiga com e-mails de clientes que ninguém usa. A Sra. Adeyemi concorda que ele a elimine depois de conferir que ela não contém nada necessário. Kwame guarda o mapa junto com as regras, para atualizá-lo quando algo mudar.

3.3 Fornecedores

Três fornecedores lidam com os dados da Copperleaf: o serviço de boletins, o fornecedor do caixa e dos pagamentos com cartão e o aplicativo de mensagens. Kwame confere os termos de cada um em busca de compromissos de proteção de dados, como manter os dados seguros, usá-los só para a Copperleaf e eliminá-los no fim do contrato; na LGPD, quem trata dados em nome do controlador é o operador (art. 39). O serviço de boletins e o fornecedor do caixa incluem esses termos. O aplicativo de mensagens é uma versão pessoal gratuita, sem termos empresariais, então a Sra. Adeyemi passa para a versão empresarial paga.

3.4 Pagamentos e notas fiscais

Kwame examina as notas fiscais e encontra duas cópias da mesma nota de um fornecedor, uma por e-mail e outra em papel, com datas ligeiramente diferentes. O café quase pagou duas vezes. Ele sugere que as notas sejam lançadas uma única vez, a partir da cópia recebida por e-mail, com a cópia em papel marcada como recebida. A Sra. Adeyemi concorda. A Sra. Fischer observa que registros duplicados também são um problema de qualidade nos dados financeiros, e que um único ponto de entrada evita a maioria deles. O contador também aprova a mudança, porque ela torna os registros mensais mais fáceis de conferir.

3.5 Verificações simples

Kwame define três verificações mensais: procurar e-mails duplicados ou malformados na lista do boletim, confirmar que só funcionários atuais estão no grupo de mensagens e comparar as notas lançadas com os pagamentos feitos. Cada verificação leva poucos minutos. Ele registra a data e o que encontrou em um caderno guardado com as regras. A Sra. Fischer explica que verificações curtas e regulares pegam os problemas cedo e mostram que as regras estão sendo seguidas. Depois do primeiro mês, o caderno já mostra um e-mail duplicado removido e um ex-funcionário retirado do grupo de mensagens.

Exemplo resolvido

Kwame define a qualidade com completude, validade, exatidão e duplicatas, mapeia onde os dados ficam e elimina uma planilha de e-mails sem uso, passa as mensagens da equipe para uma versão empresarial, impede notas duplicadas no lançamento e define três verificações mensais.

Caso sintético. Os sistemas e fornecedores são sintéticos.

Erros e limites

Aplicativos pessoais gratuitos usados para dados do negócio muitas vezes não têm os termos de que uma empresa precisa.

Conceitos — qualidade, lugar e a outra organização

Quatro perguntas de qualidade, depois um lugar, depois um fornecedor. A Copperleaf não trata um aplicativo cômodo como fornecedor enquanto os termos não coincidirem com as regras do café.

Tabela da aula; deslize para ver todas as colunas →

O aplicativo pessoal e gratuito de mensagens falhou no teste dos termos. A versão empresarial paga o substituiu. Kwame guarda uma cópia dos termos de cada fornecedor na pasta compartilhada.

Dados — onde os dados ficam depois do mapa

Tabela da aula; deslize para ver todas as colunas →

Fluxo de decisão — um fornecedor ou uma segunda cópia

flowchart TD
  A["Um fornecedor ou uma segunda cópia de um registro"] --> B{"Os termos prometem segurança, uso só para a Copperleaf e exclusão no fim do contrato?"}
  B -->|Não| C["Não coloque ali dados de clientes ou da equipe"]
  B -->|Sim| D{"Isto é uma segunda cópia de uma fatura ou de uma lista de clientes?"}
  D -->|Sim| E["Lance uma vez. Marque a outra cópia como recebida. Não pague de novo"]
  D -->|Não| F{"O lugar está no mapa de Kwame, com uma pessoa que pode vê-lo?"}
  F -->|Não| G["Inclua no mapa ou não use"]
  F -->|Sim| H["Guarde os termos na pasta compartilhada"]
  C --> I["Registre a data e o achado no caderno"]
  E --> I
  H --> I

Exemplo resolvido — um caixa mais barato que quer o boletim

Um provedor novo de caixa oferece uma taxa menor se puder escrever aos clientes da Copperleaf com ofertas próprias. Kwame recusa. Os termos usariam os dados do café para o provedor, não só para a Copperleaf. Isso falha no mesmo teste que tirou o aplicativo gratuito de mensagens. A taxa não é motivo para pular os três compromissos. Ele escreve a recusa no caderno e mantém o provedor atual.

Caso sintético. A oferta do caixa mais barato é inventada.

Aplicar

• EX055 — Caixa mais barato. Qual compromisso falha, e o que se escreve no caderno?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o provedor usaria os dados para ofertas próprias, não só para a Copperleaf; a recusa e a data;; 2 = só o limite de uso;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX056 — Segunda fatura em papel. Uma fatura enviada por e-mail já foi lançada. A cópia em papel chega com uma data um pouco diferente. O que se lança, o que se marca e o que não se paga?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = lançar uma vez a cópia do e-mail; marcar o papel como recebido; não pagar o papel como segunda conta;; 2 = não pagar duas vezes;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.

Exercícios

• EX027 — Perguntas de qualidade. Que três perguntas de qualidade a Sra. Fischer usa?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = completo, válido, exato;; 2 = todas;; 1 = algumas;; 0 = nenhuma.
• EX028 — Pergunta acrescentada. Que quarta pergunta Kwame acrescentou?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = se a mesma pessoa aparece duas vezes;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX029 — Planilha esquecida. Que arquivo esquecido estava no notebook do café?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = uma planilha antiga de e-mails de clientes;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX030 — Condição para eliminar. O que foi conferido antes de eliminá-la?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = que não continha nada necessário;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX031 — Número de fornecedores. Quantos fornecedores lidam com os dados da Copperleaf?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = três;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX032 — Termos dos fornecedores. Com o que os termos dos fornecedores devem se comprometer?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = segurança, uso só para a Copperleaf e eliminação no fim;; 2 = a maioria;; 1 = poucos;; 0 = nenhuma.
• EX033 — Correção das mensagens. O que mudou no aplicativo de mensagens?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = passou para a versão empresarial paga;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX034 — Nota duplicada. Por que o café quase pagou duas vezes?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = cópias por e-mail e em papel da mesma nota;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX035 — Regra de lançamento. Que cópia da nota é lançada?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = a cópia recebida por e-mail;; 2 = parcialmente correto;; 1 = a de papel;; 0 = nenhuma.
• EX036 — Verificação das mensagens. O que a verificação do grupo de mensagens confirma?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = que só funcionários atuais são membros;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX037 — Registro das verificações. Onde os resultados das verificações são registrados?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = em um caderno guardado com as regras;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX038 — Tempo das verificações. Quanto tempo leva cada verificação mensal?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = poucos minutos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.