Capítulo 2 — Responsabilidade, regras e práticas seguras

Mapa da aula

Aula 02 publicada. Mapa, exemplo, EX053.

flowchart TD
  N0["2.1 Regras simples"]
  N1["2.2 Pedindo só o necessário"]
  N2["2.3 Hábitos de segurança"]
  N3["2.4 Guardar e eliminar"]
  N4["2.5 Obtendo a concordância"]
  N5["Conceitos — uma regra que a equipe consegue cumprir"]
  N6["Dados — campos que a folha nova deixa de fora"]
  N7["Fluxo de decisão — alguém quer mais um campo"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> N4 --> N5 --> N6 --> N7
  N7 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX053"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["2.1 Regras simples"]
  N1["2.2 Pedindo só o necessário"]
  N2["2.3 Hábitos de segurança"]
  N3["2.4 Guardar e eliminar"]
  N4["2.5 Obtendo a concordância"]
  N5["Conceitos — uma regra que a equipe consegue cumprir"]
  N6["Dados — campos que a folha nova deixa de fora"]
  N7["Fluxo de decisão — alguém quer mais um campo"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> N4 --> N5 --> N6 --> N7 --> Q["EX053"]

[2.1 Regras simples]
    |
    v
[2.2 Pedindo só o necessário]
    |
    v
[2.3 Hábitos de segurança]
    |
    v
[2.4 Guardar e eliminar]
    |
    v
[2.5 Obtendo a concordância]
    |
    v
[Conceitos — uma regra que a equipe consegue cumprir]
    |
    v
[Dados — campos que a folha nova deixa de fora]
    |
    v
[Fluxo de decisão — alguém quer mais um campo]
    |
    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX053]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) escrever regras simples para cada tipo de dado; (2) aplicar hábitos básicos de segurança; (3) decidir por quanto tempo guardar os registros.

2.1 Regras simples

Kwame escreve uma página de regras com a ajuda da Sra. Fischer. Os e-mails do boletim são usados apenas para o boletim. As anotações de alergia ficam em uma pasta trancada atrás do balcão e só são mostradas a quem prepara o pedido daquele cliente. As escalas são compartilhadas pelo grupo de mensagens da equipe pago pelo café, e não por redes sociais pessoais. As notas fiscais são arquivadas por fornecedor e data em uma única pasta compartilhada. Cada regra nomeia o responsável, para que a equipe saiba a quem perguntar. A página cabe em um só lado da folha e fica fácil de ler em poucos minutos.

2.2 Pedindo só o necessário

A antiga folha de inscrição pedia nome, e-mail, telefone, data de aniversário e endereço residencial. Kwame pergunta por quê. A Sra. Adeyemi responde que só o e-mail é necessário para o boletim, e que o primeiro nome deixa os e-mails mais simpáticos. Kwame retira telefone, aniversário e endereço da nova folha. A Sra. Fischer explica que coletar menos dados significa menos a proteger, menos a perder e menos perguntas dos clientes sobre por que o café quer seus dados; é o princípio da necessidade da LGPD (art. 6º, III). A nova folha é mais rápida de preencher, e mais clientes se inscrevem na primeira semana.

2.3 Hábitos de segurança

Kwame lista hábitos para a equipe: bloquear a tela do computador do caixa ao se afastar, usar logins separados no sistema do caixa em vez de um código compartilhado, manter a folha de inscrição fora do alcance dos clientes, nunca fotografar dados de clientes com celulares pessoais e relatar a Kwame no mesmo dia papéis ou aparelhos perdidos. Ele explica cada hábito na reunião seguinte da equipe com um exemplo real do que poderia acontecer, como um cliente lendo a folha de inscrição deixada no balcão. A equipe concorda prontamente e sugere afixar a lista perto do caixa.

2.4 Guardar e eliminar

Kwame define os prazos de guarda. Os e-mails do boletim são guardados enquanto o cliente continuar inscrito e eliminados logo depois do cancelamento. As escalas antigas são guardadas pelo período exigido pelas regras trabalhistas e depois eliminadas. As contas dos fornecedores permanecem até o contador indicar o fim da retenção fiscal e, só então, são picotadas. As anotações de alergia são revistas com o cliente a cada seis meses. As fotos de eventos são eliminadas após um ano, salvo se as pessoas concordaram com um uso mais longo. Ele escreve cada prazo ao lado da regra correspondente. A Sra. Adeyemi confere os prazos fiscais e trabalhistas com seu contador.

2.5 Obtendo a concordância

Kwame mostra as regras à Sra. Adeyemi e ao subgerente. O subgerente pergunta se a equipe ainda pode trocar turnos por mensagem de texto. Eles combinam que as trocas passam pelo grupo de mensagens pago, que mantém os números em sigilo. A Sra. Adeyemi assina a página e pede a Kwame que a afixe na sala da equipe. A Sra. Fischer lembra que as regras funcionam quando as pessoas as entendem, por isso ele deve explicar as mudanças em vez de apenas anunciá-las. Kwame explica cada mudança na reunião seguinte da equipe e responde às dúvidas de quem chegou depois.

Exemplo resolvido

Kwame escreve regras que nomeiam os responsáveis, reduz a folha de inscrição ao primeiro nome e ao e-mail, lista hábitos de segurança explicados com exemplos, define prazos de guarda e obtém a assinatura das regras, que ficam afixadas na sala da equipe.

Caso sintético. As regras são sintéticas.

Erros e limites

Copiar a política longa de uma grande empresa para um café produz regras que ninguém lê.

Conceitos — uma regra que a equipe consegue cumprir

Uma regra de café falha quando é longa, quando coleta um dado que ninguém vai usar, ou quando o único modo de cumpri-la é uma mensagem particular.

Tabela da aula; deslize para ver todas as colunas →

A Sra. Adeyemi confere os prazos fiscais e trabalhistas com a contadora. Kwame não inventa esses prazos.

Dados — campos que a folha nova deixa de fora

Tabela da aula; deslize para ver todas as colunas →

Menos dados significam menos o que proteger, menos o que perder e menos perguntas dos clientes. A folha nova também é mais rápida, e por isso mais pessoas se inscreveram na primeira semana.

Fluxo de decisão — alguém quer mais um campo

flowchart TD
  A["Um formulário pede outro campo do cliente"] --> B{"O boletim ou o pedido precisa desse campo?"}
  B -->|Não| C["Retire. Não guarde por precaução"]
  B -->|Sim| D{"Já existe um lugar aprovado e uma pessoa nomeada?"}
  D -->|Não| E["Não colete nesta semana"]
  D -->|Sim| F{"A equipe consegue cumprir a regra sem mensagem particular nem foto no celular?"}
  F -->|Não| G["Mude o canal antes. Grupo pago, não mensagem particular"]
  F -->|Sim| H["Acrescente o campo, o prazo e a pessoa na página de regras"]
  H --> I["A Sra. Adeyemi assina. Kwame explica a mudança. Ele não apenas anuncia"]

Exemplo resolvido — um bolo grátis em troca do aniversário

Um fornecedor oferece um bolo grátis se a folha de inscrição coletar aniversários. Kwame recusa o campo. O boletim precisa de um primeiro nome e de um e-mail, que foi o motivo de a coluna antiga ter saído. Um bolo não é uma finalidade nova escrita na página de regras. Se a Sra. Adeyemi quiser depois uma oferta de aniversário, isso é outra regra: uma pessoa nomeada, um prazo e um canal que não seja um celular pessoal. Não entra na margem da folha do boletim.

Caso sintético. A oferta do bolo é inventada.

Aplicar

• EX053 — Campo de aniversário. Por que o aniversário fica fora da folha do boletim, e o que uma oferta posterior precisaria antes de qualquer data ser coletada?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o boletim não precisa dele; uma oferta posterior precisa de regra própria, pessoa nomeada, prazo e canal aprovado;; 2 = o boletim não precisa dele;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX054 — Mensagem de troca. Duas pessoas trocam um turno por mensagem particular. Qual regra assinada falhou, e para onde a troca precisa ir?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = as trocas passam pelo grupo pago, para os números continuarem reservados;; 2 = o grupo pago, sem o motivo;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.

Exercícios

• EX014 — Uso do boletim. Para que podem ser usados os e-mails do boletim?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = apenas para o boletim;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.
• EX015 — Acesso às alergias. Quem pode ver as anotações de alergia?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = quem prepara o pedido daquele cliente;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX016 — Canal das escalas. Como as escalas são compartilhadas?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = pelo grupo de mensagens pago da equipe;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX017 — Campos mantidos. Que campos continuam na nova folha de inscrição?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = primeiro nome e e-mail;; 2 = ambos;; 1 = um;; 0 = nenhuma.
• EX018 — Benefício de coletar menos. Por que coletar menos dados?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = menos a proteger, perder ou explicar;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX019 — Login do caixa. O que substitui o código compartilhado do caixa?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = logins separados;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX020 — Relato de perdas. Quando papéis perdidos devem ser relatados?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = no mesmo dia;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX021 — Após o cancelamento. O que acontece com os e-mails após o cancelamento da inscrição?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = são eliminados logo depois;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX022 — Revisão das alergias. Com que frequência as anotações de alergia são revistas?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = a cada seis meses;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX023 — Prazo das fotos. Por quanto tempo as fotos de eventos são guardadas por padrão?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = um ano;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX024 — Troca de turnos. Como a equipe troca turnos agora?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = pelo grupo de mensagens pago;; 2 = parcialmente correto;; 1 = por mensagem de texto;; 0 = nenhuma.
• EX025 — Local das regras. Onde as regras assinadas ficam expostas?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = na sala da equipe;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.
• EX026 — Explicando as mudanças. O que, segundo a Sra. Fischer, faz as regras funcionarem?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = as pessoas entenderem as regras;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.