Capítulo 4 — Um inventário de dados

Mapa da aula

Aula 04 publicada. Mapa, exemplo, EX016.

flowchart TD
  N0["4.1 Montando o inventário"]
  N1["4.2 Surpresas"]
  N2["4.3 Encontrando lacunas"]
  N3["4.4 Mantendo-o atualizado"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3
  N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX016"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["4.1 Montando o inventário"]
  N1["4.2 Surpresas"]
  N2["4.3 Encontrando lacunas"]
  N3["4.4 Mantendo-o atualizado"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX016"]

[4.1 Montando o inventário]
    |
    v
[4.2 Surpresas]
    |
    v
[4.3 Encontrando lacunas]
    |
    v
[4.4 Mantendo-o atualizado]
    |
    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX016]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) montar um inventário de dados; (2) registrar finalidade, local e acesso; (3) usar o inventário para encontrar lacunas.

4.1 Montando o inventário

Grace monta um inventário em uma planilha. Cada linha é um conjunto de dados, como o banco de dados de doadores ou os formulários de encaminhamento do banco de alimentos da beira do rio. As colunas registram que dados pessoais ele contém, a finalidade, a base legal, onde está armazenado, quem pode acessá-lo, por quanto tempo é guardado e o dono. Ela visita cada banco de alimentos e pede aos líderes que lhe mostrem onde os dados ficam, em vez de confiar em descrições, e encontra itens que ninguém tinha mencionado. Ela visita os seis bancos em duas semanas e completa o inventário logo depois.

4.2 Surpresas

Em dois bancos de alimentos, os voluntários guardam os telefones dos clientes nos celulares pessoais para combinar as retiradas. Um banco guarda em um armário formulários de encaminhamento de cinco anos atrás. A caixa de e-mail compartilhada contém encaminhamentos de assistentes sociais com todos os detalhes dos casos. Grace registra cada item no inventário. O Sr. Nowak observa que as visitas presenciais revelam práticas informais que as pessoas nem pensam em mencionar, porque lhes parecem normais. Grace agradece aos líderes por mostrarem essas práticas abertamente e explica que o objetivo é corrigir os problemas, e não culpar ninguém.

4.3 Encontrando lacunas

Com o inventário completo, Grace procura lacunas: dados sem finalidade clara, dados sem base legal registrada, dados guardados por tempo demais e dados acessíveis a gente demais. Ela descobre que os formulários de cinco anos já não têm finalidade, que os celulares pessoais dos voluntários estão fora de controle e que a caixa compartilhada está aberta a todos os funcionários. Ela lista ações com donos e datas para cada lacuna. A conselheira que supervisiona os dados revisa a lista e acorda as datas com cada dono, para que as lacunas mais graves, que envolvem dados de clientes, sejam tratadas primeiro.

4.4 Mantendo-o atualizado

Grace pede aos donos que a avisem quando começarem a coletar dados novos ou mudarem a forma de armazená-los. Ela agenda uma revisão do inventário a cada seis meses. Também usa o inventário para escrever o aviso de privacidade da Northbank, porque ele lista que dados são mantidos e por quê. O Sr. Nowak explica que o GDPR espera que as organizações mantenham registros das operações de tratamento, e que a LGPD tem exigência semelhante no art. 37; um bom inventário atende a essa finalidade e a muitas outras. Grace inclui a revisão do inventário no calendário de governança, para que não seja esquecida nos períodos movimentados.

Exemplo resolvido

Grace monta um inventário visitando cada banco de alimentos, encontra números de clientes em celulares pessoais, formulários de cinco anos e uma caixa de e-mail aberta, lista ações para as lacunas e mantém o inventário atualizado para o aviso de privacidade.

Caso sintético. As constatações são sintéticas; o GDPR e a LGPD são reais.

Erros e limites

Montar inventários só a partir de descrições deixa escapar as práticas informais.

Exercícios

• EX016 — Motivo das visitas. Por que Grace visitou pessoalmente os bancos de alimentos?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = para encontrar dados que as pessoas não mencionam;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX017 — Formulários antigos. Quantos anos tinham os formulários esquecidos?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = cinco anos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX018 — Lacuna da caixa de e-mail. O que havia de errado com a caixa compartilhada?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = aberta a todos os funcionários, com detalhes dos casos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX019 — Ciclo de revisão. Com que frequência o inventário é revisado?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = a cada seis meses;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX020 — Uso no aviso. Que documento o inventário ajuda a escrever?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o aviso de privacidade;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.