Capítulo 11 — Incidentes e relatórios ao conselho

Mapa da aula

Aula 11 publicada. Mapa, exemplo, EX051.

flowchart TD
  N0["11.1 Um incidente"]
  N1["11.2 Avaliando e comunicando"]
  N2["11.3 Aprendendo"]
  N3["11.4 Relatando ao conselho"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3
  N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
  EX --> Q["Exercício EX051"]

Desenho lógico

flowchart LR
  N0["11.1 Um incidente"]
  N1["11.2 Avaliando e comunicando"]
  N2["11.3 Aprendendo"]
  N3["11.4 Relatando ao conselho"]
  N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX051"]

[11.1 Um incidente]
    |
    v
[11.2 Avaliando e comunicando]
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    v
[11.3 Aprendendo]
    |
    v
[11.4 Relatando ao conselho]
    |
    v
[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX051]

Objetivos de aprendizagem

Você vai (1) tratar um incidente com dados; (2) decidir quando comunicar; (3) relatar ao conselho o andamento da governança.

11.1 Um incidente

Uma voluntária esquece em um ônibus uma pasta com cinco formulários de encaminhamento. Ela avisa o líder em menos de uma hora, como manda o guia. Grace inicia o procedimento de incidentes: registrar o que aconteceu, tentar recuperar a pasta, avaliar o risco e decidir sobre a comunicação. A empresa de ônibus não tem registro da pasta. Os formulários contêm nomes, endereços, dados das famílias e, em um deles, uma condição de saúde. Grace anota o conteúdo dos formulários a partir da memória do líder e do sistema de casos, para que o risco possa ser avaliado com precisão e nenhuma família afetada fique de fora.

11.2 Avaliando e comunicando

Grace e o encarregado externo avaliam o risco. Os dados são sensíveis, envolvem pessoas vulneráveis e não podem ser recuperados. Eles concluem que o incidente provavelmente gera risco às pessoas e o comunicam à autoridade de supervisão em até setenta e duas horas, como exige o GDPR; no Brasil, a comunicação à ANPD e aos titulares segue o art. 48 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 15/2024, que fixa o prazo de três dias úteis, contado em dobro para agentes de pequeno porte. Como o risco para as famílias é alto, eles também as informam diretamente, explicando o que aconteceu e oferecendo apoio. Cada passo é registrado, e Grace responde às perguntas da autoridade com base nesses registros.

11.3 Aprendendo

A revisão conclui que a voluntária levou os formulários para casa para telefonar às famílias porque o celular da organização estava ocupado. Grace providencia um segundo celular naquele banco de alimentos e lembra aos voluntários que os formulários nunca saem do local. A revisão é feita sem culpados; a voluntária recebe agradecimentos por ter avisado depressa. O Sr. Nowak observa que o relato rápido depende de as pessoas se sentirem seguras para admitir erros, de modo que a forma como o primeiro incidente é tratado molda os relatos futuros. A voluntária aceita ajudar a explicar as novas regras aos colegas de seu banco de alimentos.

11.4 Relatando ao conselho

Grace prepara um relatório trimestral para o conselho: andamento das metas, situação do inventário, melhora do consentimento, verificações de qualidade, revisões de acesso, pedidos atendidos e incidentes com suas lições. Ela usa uma tabela simples com classificações verde, âmbar e vermelha e explicações curtas. Os conselheiros perguntam sobre o incidente do ônibus e aprovam recursos para mais celulares da organização. Grace observa que relatar os incidentes com honestidade aumenta a confiança do conselho de que a governança funciona. Ela limita o relatório a duas páginas, com um parágrafo curto sobre cada item vermelho ou âmbar explicando o que está sendo feito e por quem.

Exemplo resolvido

Grace trata a perda dos formulários de encaminhamento registrando o caso, avaliando o risco com o encarregado externo, comunicando a autoridade em até setenta e duas horas e informando as famílias, acrescenta um segundo celular após uma revisão sem culpados e relata o andamento ao conselho com classificações.

Caso sintético. O incidente é sintético; o GDPR, a LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 15/2024 são reais. Isto não é aconselhamento jurídico.

Erros e limites

Culpar os voluntários pelos erros que eles relatam desestimula relatos futuros.

Exercícios

• EX051 — Item perdido. O que a voluntária perdeu?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = uma pasta com cinco formulários de encaminhamento;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX052 — Prazo da comunicação. Em que prazo a autoridade foi comunicada?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = setenta e duas horas;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
• EX053 — Famílias informadas. Por que as famílias foram informadas diretamente?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o risco para elas era alto;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX054 — Causa-raiz. Por que os formulários foram levados para casa?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = o celular da organização estava ocupado;; 2 = parcialmente correto;; 1 = vago;; 0 = nenhuma.
• EX055 — Decisão do conselho. O que o conselho financiou?
  Mostrar critérios de avaliação

  Rubrica: 3 = mais celulares da organização;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.