Capítulo 10 — Retenção e direitos dos titulares
Mapa da aula
Aula 10 publicada. Mapa, exemplo, EX046.
flowchart TD
N0["10.1 Tabela de temporalidade"]
N1["10.2 Eliminação na prática"]
N2["10.3 Pedidos de acesso"]
N3["10.4 Outros direitos"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3
N3 --> EX["Exemplo resolvido"]
EX --> Q["Exercício EX046"]
Desenho lógico
flowchart LR
N0["10.1 Tabela de temporalidade"]
N1["10.2 Eliminação na prática"]
N2["10.3 Pedidos de acesso"]
N3["10.4 Outros direitos"]
N0 --> N1 --> N2 --> N3 --> Q["EX046"]
[10.1 Tabela de temporalidade]
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[10.2 Eliminação na prática]
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[10.3 Pedidos de acesso]
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[10.4 Outros direitos]
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[Exemplo resolvido] --> [Exercício EX046]
Objetivos de aprendizagem
Você vai (1) definir uma tabela de temporalidade simples; (2) eliminar dados com segurança; (3) responder a pedidos de pessoas.
10.1 Tabela de temporalidade
Grace redige uma tabela de temporalidade com os donos. Os encaminhamentos são guardados por um ano após a última cesta, tempo suficiente para lidar com novos encaminhamentos e dúvidas. Os registros de doação são guardados pelo período exigido pelas regras fiscais para os benefícios das doações. Os registros de voluntários são guardados por um período curto após a saída, exceto os de salvaguarda, que seguem as orientações do setor. Cada entrada tem um motivo. A conselheira que supervisiona os dados aprova a tabela. Grace a compartilha com todos os donos e a acrescenta ao inventário, para que cada conjunto mostre por quanto tempo será guardado.
10.2 Eliminação na prática
Grace organiza uma rotina mensal: o sistema de casos lista os encaminhamentos com mais de um ano desde a última cesta, um líder os confere e os elimina, registrando a contagem. Os formulários em papel de cinco anos encontrados no inventário são triturados com segurança, e o registro é guardado. Ela pede ao fornecedor do banco de doadores que configure a eliminação automática dos registros inativos após o prazo fiscal. O Sr. Nowak observa que a eliminação rotineira é mais fácil que grandes limpezas ocasionais; na LGPD, o término do tratamento e a eliminação estão nos arts. 15 e 16. A primeira execução mensal elimina muitos encaminhamentos antigos.
10.3 Pedidos de acesso
Uma ex-cliente pergunta que informações a Northbank tem sobre ela. Grace consulta o inventário para encontrar todos os lugares: o sistema de casos, a caixa de encaminhamentos e o celular da organização no banco de alimentos dela. Ela reúne as informações, retira os dados de outras pessoas, como anotações internas de quem encaminhou sobre outros membros da família, e responde em até um mês, prazo do GDPR; pela LGPD, a declaração completa deve sair em até quinze dias (art. 19, II). Ela registra o pedido e a resposta em um log. A ex-cliente agradece a resposta clara, e Grace observa que o inventário fez a busca levar uma tarde em vez de dias.
10.4 Outros direitos
Um doador pede para deixar de receber campanhas. Grace marca o registro como sem marketing em vez de eliminá-lo, para que o doador não seja reincluído a partir de uma lista antiga. Outra pessoa pede a correção de um endereço errado, e Grace o corrige no banco de dados e no serviço de boletins. Ela observa que cada direito precisa de um processo claro, e que o inventário permite encontrar todas as cópias dos dados de uma pessoa; na LGPD, os direitos dos titulares estão reunidos no art. 18. Ela escreve um procedimento de uma página para cada tipo de pedido, com os sistemas a consultar e os prazos de resposta.
Exemplo resolvido
Grace define a retenção, incluindo um ano após a última cesta para os encaminhamentos, executa a eliminação mensal e tritura os formulários antigos, responde ao pedido de acesso de uma ex-cliente em até um mês e trata objeções ao marketing e correções em todos os sistemas.
Caso sintético. A tabela e os pedidos são sintéticos; o GDPR e a LGPD são reais.
Erros e limites
Eliminar um doador que se opõe ao marketing arrisca reincluí-lo a partir de listas antigas; marque-o como suprimido.
Exercícios
- EX046 — Retenção dos encaminhamentos. Por quanto tempo os encaminhamentos são guardados após a última cesta? Rubrica: 3 = um ano;; 2 = parcialmente correto;; 1 = errado;; 0 = nenhuma.
- EX047 — Quem confere a eliminação. Quem confere os encaminhamentos antes da eliminação? Rubrica: 3 = um líder de banco de alimentos;; 2 = parcialmente correto;; 1 = outro;; 0 = nenhuma.
- EX048 — Busca do pedido de acesso. Onde Grace procurou os dados da ex-cliente? Rubrica: 3 = sistema de casos, caixa de encaminhamentos e celular da organização;; 2 = todos;; 1 = alguns;; 0 = nenhuma.
- EX049 — Tratamento da objeção. Como foi tratada a objeção do doador? Rubrica: 3 = marcado como sem marketing, sem eliminação;; 2 = parcialmente correto;; 1 = eliminado;; 0 = nenhuma.
- EX050 — Alcance da correção. Onde o endereço errado foi corrigido? Rubrica: 3 = no banco de dados e no serviço de boletins;; 2 = ambos;; 1 = um;; 0 = nenhuma.
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